POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIE A VIEȚII PRIVATE

1. Observații preliminare

• Politica a fost elaborată de către S.C. Perla Hargitei S.A., cu sediul social în comuna Sâncraieni, str. Gării, nr. 600, jud. Harghita, cod poştal 537265, tel./fax 0266-332686, înregistrată la O.R.C. Harghita sub nr. J 19/127/1991, cod fiscal: RO505623
• Politica a fost aprobată de către Conducere la data de 18.05.2018
• Politica a devenit operațională la data de 18.05.2018
• Următorul termen de revizuire a politicii este 01.09.2018

2. Termeni

Regulamentul General privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR) – înseamnă REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
Date cu caracter personal (DCP) - înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
Prelucrare - înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;
Restricționarea prelucrării - înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;
Operator - înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern.
Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – înseamnă autoritate publică independentă instituită România, competentă în domeniul monitorizării respectării GDPR;
Noțiunile și termenii din prezenta politică ce nu au fost definiți mai sus se vor interpreta în conformitate cu GDPR, decât în cazul în care nu le este dată o semnificație distinctă.

3. Introducere

S.C. Perla Hargitei S.A., în calitatea sa de operator, prelucrează datele cu caracter personal ale clienților, angajaților, partenerilor și altor persoane care interacționează cu compania și/sau sunt antrenate în relații contractuale.
Prezenta politică descrie modul în care DCP trebuie prelucrate, în conformitate cu GDPR, principiile de prelucrare a DCP, precum și drepturile și obligațiile angajaților implicați în procesul de prelucrare a DCP.
S.C. Perla Hargitei S.A. nu operează transferuri de DCP către țări terțe sau organizații internaționale.

4. Obiective

• Conformitatea cu GDPR și bunele practici în materie de protecția DCP;
• Protecția drepturilor persoanelor vizate (clienților, angajaților, partenerilor etc);
• Transparența privind modul în care sunt protejate DCP;
• Protecția împotriva riscurilor de încălcare a securității DCP;

5. Aplicabilitate

Prezenta politică se aplică:
• Conducerii S.C. Perla Hargitei S.A.;
• Tuturor angajaților S.C. Perla Hargitei S.A.;
• Clienților/clienţilor potenţiali, partenerilor și altor persoane care interacționează cu compania și/sau sunt antrenate în relații contractuale;
• Debitorilor;
• Voluntarilor și persoanelor ce își desfășoară stagiul de practică în cadrul S.C. Perla Hargitei S.A.;
• Vizitatorilor;
• Tuturor persoanelor care intră în diferite relații sau interacționează în vreun fel cu S.C. Perla Hargitei S.A.

6. Principii de prelucrare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt:
• Prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
• Colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
• Adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;
• Exacte și actualizate în termen;
• Păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;
• Prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.


7. Tipuri de date cu caracter personal prelucrate

S.C. Perla Hargitei S.A. prelucrează, dar fără a se limita la, următoarele tipuri de date:
• Nume
• Prenume
• Data și anul nașterii
• E-mail
• Adresă (domiciliu/reședință)
• Număr de telefon/fax
• CNP
• Serie și număr Carte de identitate
• Semnătura
• Datele din actele de stare civilă
• Date din permisul de conducere/certificatul de înmatriculare
• Imagine
• Date de geolocalizare/date de trafic
• CV
• Profesie
• Locul de muncă


8. Temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal

Orice operațiune de prelucrare a datelor cu caracter personal este făcută în temeiul art. 6 din Regulamentul General privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR), după cum urmează:
• Prelucrarea este necesară în vederea încheierii și executării unui contract;
• Prelucrarea este necesară în vederea respectării unei obligații legale;
• Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime ale S.C. Perla Hargitei S.A. sau ale unui terț, cu excepția cazurilor în care interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale prevalează asupra acestor interese;
• Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorităţii publice cu care este învestit operatorul;
• prelucrarea este efectuată în temeiul consimțământului persoanei vizate pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
• Prelucrarea este necesară în vederea protejării intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice.


9. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

Scopul colectării datelor cu caracter personal de către S.C. Perla Hargitei S.A. este în legătură cu
• încheierea și executarea diferitelor contracte, care sunt necesare pentru desfășurarea activității societății.
• prestarea diferitelor servicii la care societatea s-a obligat prin contract faţă de clienţii/partenerii săi;
• derularea activităţilor de producție;
• activităţile de marketing, reclamă şi publicitate;
• recuperarea creanţelor sau a materialelor promoționale, pe cale amiabilă sau prin intermediul acţiunilor în instanţă;
• necesitatea comunicării, prin mijloace electronice sau tradiţionale, către clienţi/parteneri sau potenţiali clienţi/parteneri, a gamei produselor fabricate de societate;
• diferite adrese sau comunicări trimise în formă electronică;
• trimiterea corespondenţelor către clienţi/parteneri utilizând diferiţi prestatori de servicii poştale;
• selectarea forței de muncă;
• arhivarea datelor cu caracter personal în scopuri statistice.

10. Durata prelucrării datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt stocate de către S.C. Perla Hargitei S.A. în vederea prelucrării lor pe durata derulării relațiilor contractuale/de muncă/ mandat/colaborare și ulterior arhivate, conform cerințelor legale aplicabile în acest sens.

11. Procese decizionale automatizate

De regulă S.C. Perla Hargitei S.A. nu utilizează procese decizionale automatizate în relația cu angajații săi. Anumite prelucrări prin mijloace complet automatizate se pot desfășura pentru îndeplinirea unor cerințe legale (de ex., în contextul implementăriI soluțiilor IT de prevenire a pierderilor de date în scopul asigurării securității datelor).

12. Securitatea Datelor

S.C. Perla Hargitei S.A. utilizează diverse măsuri tehnice şi organizatorice pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal ale persoanei vizate împotriva manipulării, pierderii, distrugerii, accesării de către persoane neautorizate, în mod accidental sau/şi intenţionat.

13. Responsabilități

Fiecare angajat al S.C. Perla Hargitei S.A. este responsabil, în conformitate cu atribuțiile sale, de protecția DCP. Mai mult decât atât, următoarele persoane comportă atribuții specifice:
• Conducerea – este responsabilă pentru asigurarea faptului că S.C. Perla Hargitei S.A. îndeplinește obligațiile în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal prevăzute de GDPR.
• Responsabilul pentru protecția datelor are următoarele sarcini:
- Informarea și consilierea operatorului precum și a angajaților care se ocupă de prelucrare cu privire la obligațiile care le revin în temeiul GDPR
- Informarea în timp util a Conducerii privind toate aspectele ce țin de protecția datelor (de ex: riscuri);
- Actualizarea periodică a procedurilor și politicilor de protecție a DCP;
- Inițierea și monitorizarea instruirii angajaților în domeniul protecției DCP;
- Furnizarea de consiliere la cerere în ceea ce privește evaluarea impactului asupra protecției datelor și monitorizarea funcționării acesteia;
- Cooperarea cu ANSPDCP; punct de contact privind aspectele legate de prelucrare;
- Soluționarea cererilor persoanelor vizate, atunci când acestea se referă la exercitarea unui drept prevăzut de GDPR.
• Managerul IT este responsabil pentru:
- Asigurarea faptului că toate sistemele, serviciile și echipamentul folosit pentru stocarea DCP este conform cerințelor GDPR și altor standarde în materie de securitate fizică și informatică;
- Efectuarea controalelor periodice în vederea asigurării protecției fizice și informatice și verificării modului de funcționare a utilajului.
- Evaluarea serviciilor unor terțe părți implicate în stocarea DCP ale S.C. Perla Hargitei S.A.
• Managerul de marketing este responsabil pentru:
- Aprobarea declarațiilor privind protecția datelor cu caracter personal care sunt atașate documentelor de comunicare (de ex: e-mail, scrisori);
- Recepționarea și elaborarea răspunsului la solicitări din partea jurnaliștilor/media în domeniul protecției datelor
- Asigurarea faptului că politicile de marketing respectă principiile de protecție a DCP (sarcina se va realiza în comun cu alte persoane responsabile);


14. Drepturile persoanei vizate

Conform prevederilor GDPR, orice persoană vizată își poate exercita următoarele drepturi care sunt prelucrate de către S.C. Perla Hargitei S.A.;
• Dreptul de acces la datele cu caracter personal (DCP);
• Dreptul de rectificare a DCP;
• Dreptul la ștergerea DCP;
• Dreptul la restricționarea prelucrării DCP;
• Dreptul la portabilitatea DCP;
• Dreptul la opoziție a prelucrării DCP;
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, în cadrul prelucrării DCP.


15. Transparența informațiilor

S.C. Perla Hargitei S.A. urmărește scopul ca toate persoanele vizate să fie informate despre faptul că DCP ale acestora sunt prelucrate și că acestea sunt conștiente de:
• Modul și tipul de date prelucrate;
• Scopurile prelucrării:
• Modul de exercitare a drepturilor în legătură cu prelucrarea

Descărcați aici - POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIE A VIEȚII PRIVATE