POLITICA PRIVIND SUPRAVEGHEREA VIDEO PRIN SISTEM CCTV

OBSERVAȚII PRELIMINARE

• Politica a fost elaborată de către S.C. Perla Harghitei S.A., cu sediul social în comuna Sâncraieni, str. Gării, nr. 600, jud. Harghita, cod poştal 537265, tel./fax 0266-332686, înregistrată la O.R.C. Harghita sub nr. J 19/127/1991, cod fiscal: RO505623
• Politica a fost aprobată de către Conducere la data de 16.05.2018
• Politica a devenit operațională la data de 16.05.2018
• Următorul termen de revizuire a politicii este 01.09.2018

SCOP:

Această politică stabileşte:

1. un set de reguli care reglementează implementarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării securităţii persoanelor şi bunurilor, a pazei şi protecţiei bunurilor, imobilelor, valorilor şi a materialelor, pentru asigurarea intereselor legitime ale companiei și apărarea și garantarea drepturilor și obligațiilor sale, care sunt utilizate în activitate de S.C. PERLA HARGHITEI S.A., respectând în acelaşi timp obligaţiile ce îi revin în calitate de operator de date, conform Legii 677/ 2001, a Regulamentului General privind Protecția Datelor nr. 679/2016 (GDPR), a legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, a dreptului intern şi a măsurilor de securitate adoptate pentru protecţia datelor cu caracter personal, protejarea vieţii private, a intereselor legitime şi garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate

2. responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum şi cele privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi.

Politica privind supravegherea prin mijloace video descrie principiile, regulile și practicile urmate de către angajații Perla Harghitei și toate persoanele cu care compania interacționează în legătură cu administrarea și utilizarea sistemului video cu circuit închis, denumit în continuare CCTV(closed-circuit television) al S.C. PERLA HARGHITEI S.A. şi măsurile de protecţie luate de S.C. PERLA HARGHITEI S.A. pentru a proteja datele cu caracter personal, viaţa privată şi alte drepturi fundamentale şi interese legitime ale persoanelor filmate de camere.

DOMENIUL:

Politica se aplică cu privire la sau în legătură cuactivitatea de supraveghere prin mijloace video. Politica se aplică, corespunzător competenţelor, de către:
• personalul desemnat cu administrarea sistemului;
• conducerea societății;
• personalul care execută serviciul de pază la sediul societății;
• personalul extern care asigură mentenanţa sistemelor de supraveghere.

1. CONDIŢII DE LEGITIMITATE

S.C. PERLA HARGHITEI S.A. prelucrează datele cu caracter personal în cadrul înregistrărilor video respectând prevederile legale în domeniu.

1.1 Referinţe normative: a) Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare;
b) Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor;
c) Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare;
d) Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 679 din 27 aprilie 2016 (GDPR);
e) Ordinul Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind privind aprobarea Cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal;
f) Decizia ANSPDCP nr. 52 din 31 mai 2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video;
g) Instrucţiunile Autorităţii Europene de Protecţie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles;
1.2 Utilizarea sistemului video este necesară pentru buna administrare şi funcţionare a S.C. PERLA HARGHITEI S.A., în special în vederea controlului de securitate şi pază descris în secţiunea 3.1 de mai jos.

1.3 Transparenţă
Politica privind utilizarea sistemelor video este disponibilă pe pagina de internet a S.C. PERLA HARGHITEI S.A..

1.4 Auditare internă
Sistemul video existent a fost instalat în urma unor analize de risc, anexate planurilor de protecţie şi pază.

1.5 Revizuiri periodice
O revizuire periodică va fi întreprinsă anual de către structurile responsabile cu asigurarea securităţii şi va reanaliza:
• necesitatea menţinerii în uz a sistemului
• îndeplinirea scopului declarat
• posibile alternative adecvate la sistem
• prezenta politică respectă în continuare Legea 677/2001 și Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 679 din 27 aprilie 2016.

2. ZONELE SUPRAVEGHEATE

Se supraveghează prin mijloace video:
• zonele de acces şi spaţiile destinate angajaților, clienților și vizitatorilor;
• zonele și căile de acces în incinta unităților (poarta, clădirea administrativă, arhiva, casieria, producția, depozitul);
• zonele cu acces restricţionat;
• împrejurimile (perimetrul) clădirilor pentru a proteja spaţiile exterioare;
• locurile de păstrare, depozitare şi manipulare a suporturilor de stocare a documentelor, a datelor şi informaţiilor.
Amplasarea camerelor a fost atent revizuită pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.
Dispozitivele de înregistrare sunt amplasate în spaţii bine protejate, asigurate şi încuiate corespunzător, pentru eliminarea posibilităţii sustragerii suporturilor de stocare sau a dispozitivelor, în special în timpul producerii unui eveniment.
Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al aşteptărilor privind viaţa privată, precum birourile, halele de producție, toaletele şi alte locaţii similare.
În mod excepţional, în cazul unor necesităţi în materie de securitate justificate în mod corespunzător, se pot instala camere în astfel de locuri, însă numai după efectuarea unei evaluări de impact şi după informarea Responsabilului cu protecţia datelor personale. În astfel de cazuri, trebuie amplasat un anunţ specific şi vizibil în locurile respective.

3. DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRIN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO

3.1 Scopul supravegherii prin mijloace video
S.C. PERLA HARGHITEI S.A. utilizează sistemul de supraveghere video doar în scop de securitate şi control acces.
Cu ajutorul acestui sistem se controlează accesul în incinta unităţii, se asigură securitatea bunurilor şi siguranţa persoanelor (angajaţii societății, clienții și vizitatorii), precum şi a proprietăţilor şi informaţiilor deţinute.
Sistemul de supraveghere video completează celelalte măsuri fizice de securitate, cum ar fi paza, asigurată de agenții de pază şi ajută la prevenirea, combaterea şi, dacă este cazul, cercetarea accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat la spaţiile securizate şi la încăperile protejate, accesul neautorizat la infrastructura informatică sau la informaţiile operaţionale.
În plus, sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea şi investigarea furturilor de produse, echipamente, bunuri deţinute de societate sau la prevenirea, detectarea şi investigarea riscurilor şi ameninţărilor la adresa personalului angajat care îşi desfăşoară activitatea la locaţia supravegheată.

3.2 Limitarea scopului
Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alt scop decât cel notificat, nu foloseşte la monitorizarea activităţii angajaţilor sau la pontaj. Mai mult decât atât, sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenţei la program sau evaluarea performanţei la locul de muncă.
De asemenea, sistemul nu este mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, cu excepţia situaţiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în circumstanţe excepţionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale).

3.3 Categorii speciale de date
Sistemul video al S.C. PERLA HARGHITEI S.A. nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”.
S.C. PERLA HARGHITEI S.A. nu intenţionează să utilizeze sistemul de supraveghere şi în mod ad hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanţă .

3.4 Descrierea şi specificaţiile tehnice ale sistemului
În mod convenţional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcţie înregistrarea imaginilor şi este echipat cu senzori de mişcare. Sistemul poate înregistra orice mişcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, oră şi locaţie. Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână. Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranţă a prelucrării datelor care pot fi obţinute în urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcţie de mărire a imaginii (zoom) ), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Personalul special instruit trebuie să respecte setările de confidențialitate și drepturile de acces. Nu există interconexiune cu alte sisteme şi nu se înregistrează sunetul. Accesul este strict limitat, la angajații anume desemnați de către societate, în spațiul unde se află echipamentele de înregistrare și stocare ale sistemului de supraveghere video.

3.5 Beneficiile sistemului de supraveghere:
• Creşterea controlului în perimetrul supravegheat, a intrărilor şi ieşirilor;
• Restricţionarea accesului persoanelor străine;
• Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute;
• Respectarea normativelor şi legislaţiei în vigoare pentru obiectivele cu risc;

4. INSTALAREA, ADMINISTRAREA, EXPLOATAREA SISTEMULUI

În vederea asigurării unei protecţii eficiente a drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale persoanelor fizice, în cadrul operaţiunilor de supraveghere video a căilor publice de acces şi a spaţiilor publice deschise este interzisă prelucrarea de imagini care să vizualizeze interiorul imobilelor locuite sau a căilor de acces în acestea.
Echipamentele sunt astfel instalate încât să se afle sub supraveghere doare acele spaţii identificate în analiza de risc ca având nevoie de protecţie suplimentară. Utilizatorii sistemului video sunt instruiţi să nu monitorizeze astfel de zone.

4.1 Camere DVR
Nu este permis accesul neautorizat la camere DVR. Accesul este strict limitat la angajați, personalul desemnat cu administrarea sistemului, conducerea societății și reprezentanții firmei care asigură mentenanța sistemului, însoțiți de unul din personalul desemnat cu administrarea sistemului. De la caz la caz, se poate acorda accesul la camere DVR și altor persoane, în afară celor menționate mai sus, doar pe baza de autorizare din partea conducerii unității. Aceste persoane nu vor avea acces la datele personale prelucrate în activitatea de supraveghere video.

5. PROTEJAREA VIEŢII PRIVATE ŞI SECURITATEA INFORMAŢIILOR

Pentru a proteja securitatea sistemului video şi pentru a spori gradul de protecţie a vieţii, au fost introduse următoarele măsuri tehnice şi organizatorice:
• limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerinţele de securitate;
• mediile/echipamentele de stocare a imaginilor înregistrate (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spaţii securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
• dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaşte, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor de serviciu;
• toţi utilizatorii cu drept de acces semnează declaraţii de confidenţialitate, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu;
• membrii personalului competent, desemnat de către conducerea societății (atât supravegherea externă, cât şi internă) semnează acorduri de confidenţialitate;
• doar persoana desemnată cu administrarea sistemului, numită în acest sens de către operator, are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date;
• administratorul de sistem ține în permanenţă o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces;
• angajații operatorului extern care se ocupă cu mentenanța sistemului de supraveghere video semnează acorduri de confidențialitate;
• Responsabilul cu Protecţia Datelor va fi consultat înainte de achiziţionarea sau instalarea oricărui nou sistem video de protecţie.

6. ACCESUL LA DATELE PERSONALE ŞI DEZVĂLUIREA ACESTORA

6.1 Drepturi de acces
Accesul la imaginile stocate şi/ sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane.
S.C. PERLA HARGHITEI S.A. impune limite în privinţa persoanelor care au dreptul să vizioneze materialul filmat în timp real.
Vizionarea imaginilor este accesibilă personalului anume desemnat de către conducerea societății.
Vizionarea imaginilor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege și incidentele de securitate, de către persoanele special desemnate.
Copierea, descărcarea, ștergerea sau modificarea oricărui material filmat este interzis cu excepția situațiilor în care conducerea societății își manifestă acordul în acest sens sau cu excepția cazurilor anume prevăzute de lege.

6.2 Instructaj
Toţi membrii personalului cu drepturi de acces beneficiază de o instruire iniţială în domeniul protecţiei datelor. Această procedură va fi integrată în programul de instruire şi îndrumare, pentru toţi utilizatorii cu drept de acces şi atribuţii în operarea sistemului de supraveghere video.
Administratorul serviciului se va asigura că întregul personal din subordine, implicat în operarea sistemului de supraveghere video, este instruit şi informat cu privire la toate aspectele funcţionale, operaţionale şi administrative ale acestei activităţi.

6.3 Măsuri de păstrare a confidenţialităţii
După instructaj, fiecare participant semnează o declaraţie de confidenţialitate.

6.4 Dezvăluirea datelor cu caracter personal
Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, şi pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea şi scopul în care aceste date au fost colectate iniţial pentru prelucrare (de securitate şi control acces).
În aceste cazuri va fi consultat şi Responsabilul cu Protecţia Datelor Personale.
Orice situaţie de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului într-un Registru de evidenţă a cazurilor de dezvăluire.
S.C. PERLA HARGHITEI S.A. are obligaţia punerii la dispoziţia organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă săvârşirea unor fapte de natură penală.

În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să ajute la investigarea unei infracţiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile şi libertăţile unei persoane.
Orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte camerele video este indicată în registrul de investigaţii, iar Responsabilul cu Protecţia Datelor Personale este informat în legătură cu acest lucru cât mai repede posibil.

7. DURATA DE STOCARE

Durata de stocare a datelor obţinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporţională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depăşeşte 30 de zile, după care se şterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate.
În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăşi limitele normale în funcţie de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate. Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.

8. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

S.C. PERLA HARGHITEI S.A. garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform legii. Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video şi cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta Procedura de acces la date cu caracter personal.
Informarea persoanelor vizate
Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar şi permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă şi localizat în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existenţa camerelor de supraveghere, dar şi pentru a comunica informaţiile esenţiale privind prelucrarea datelor personale.
Persoanele vizate sunt atenţionate asupra existenţei sistemului de supraveghere video şi a proprietarului prin note de informare corespunzătoare, care cuprind scopul prelucrării şi identifică S.C. PERLA HARGHITEI S.A. ca operator al datelor colectate prin intermediul supravegherii video.
Responsabilul cu protecţia datelor personale va asigura actualizarea informărilor, corespunzător realităţilor existente în cadrul activităţilor desfăşurate de S.C. PERLA HARGHITEI S.A..
Exercitarea drepturilor de acces, intervenţie şi opoziţie
Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc și sunt deţinute de S.C. PERLA HARGHITEI S.A., de a solicita intervenţia (ştergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucrărilor, conform legii.
Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca şi/sau şterge date cu caracter personal ca urmare a utilizării camerelor video ar trebui să fie adresată S.C. PERLA HARGHITEI S.A., iar o copie a acesteia trebuie trimisă către Responsabilul cu Protecţia Datelor Personale.
În cazul în care persoana vizată are alte întrebări privind prelucrarea de către S.C. PERLA HARGHITEI S.A. a datelor personale care o privesc, se poate adresa Responsabilului cu Protecţia Datelor Personale.
Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se dă în termen de 15 zile calendaristice. Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica şi procedura care va urma pentru soluţionarea cererii.
Dacă există solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora.
Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor).
În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere.
De asemenea, persoana vizată va prezenta şi o fotografie recentă astfel încât utilizatorii desemnaţi să o poată identifica mai ușor în imaginile filmate.
Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.

Descărcați aici - POLITICA PRIVIND SUPRAVEGHEREA VIDEO PRIN SISTEM CCTV